Сейчас на каждом углу мы слышим информацию об автоматизации бизнеса, контроле и разборе всех бизнес-процессов. Особенно остро вопрос встал после того, как многие сотрудники стали работать на удаленке. И специалисты считают, что организовать бизнес и конкурировать с другими фирмами без внедрения CRM-системы «Битрикс24» практически невозможно. Зачем нужен «Битрикс24», какие проблемы обострила пандемия и к чему стремятся все фирмы от мала до велика рассказал Евгений Иванов, директор компании «ИнфоКом», золотой партнёр и амбассадор «Битрикс24», лидер продаж «Битрикс24» по ДФО.
Что такое «Битрикс24» и кому он нужен
«Битрикс24» – это российская система, которая позволяет наладить управление над рабочими процессами компании. С ее помощью можно увеличить продажи и повысить эффективность управления. Эта система нужна, чтобы оптимизировать бизнес-процессы организации, а также дать руководителю надёжные инструменты контроля над подчиненными.
В компании «ИнфоКом» есть несколько направлений, но главным остается «Битрикс24». Уже на протяжении 13 лет компания улучшает цифровую жизнь различных бизнесов от юридических фирм и компаний по продаже спецтехники до банков и госкорпораций по всей России.
Чем «Битрикс24» может помочь клиентам:«Направлений у нас много, но ключевое – цифровая трансформация компаний. Мы переводим бизнес в онлайн, как основу используем для этого "Битрикс24" и другие информационные системы. Также занимаемся маркетингом, разработкой сайтов, продвижением в интернете, консультируем и обучаем клиентов», – делится опытом Евгений Иванов.
- Управление продажами и маркетингом.
- Автоматизированная отправка сообщений клиентам, сотрудникам, руководителям.
- Постановка задач сотруднику и контроль исполнения.
- Контроль воронки продаж и хода сделок.
- Автоматическое создание документов (счетов, договоров, актов и т.п.) по шаблону.
- Ведение клиентской базы и полной истории клиента: откуда пришел, что и когда покупал, что и когда писал, говорил, что и когда ему обещали, автоматическое сохранение записей звонков, писем, документов.
- Для внутреннего согласования документов – внутренний электронный документооборот
- Управление бизнес-процессами компании.
И эта лишь малая часть функций, которые доступны в «Битрикс24».
От простого – к сложному
Внедрение Битрикс24 можно поделить на два основных направления:- Управление компанией и бизнес-процессами.
- Оптимизация работы и автоматизация отдела продаж, чтобы он был не хаосным, а системным.
«Обращаются совершенно разные, компании и особо остро вопрос встал во время пандемии. Она показала, что те компании, которые внедрили ранее корпоративный портал «Битрикс24» (программа в браузере, в которую каждый сотрудник заходит и выполняет свою работу – прим.ред) справились с самоизоляцией эффективнее компаний, в которых этого не было. Портал включает в себя многие блоки управления компанией: группы, мессенджеры, видеозвонки, телефония, работа с социальными сетями, задачи, бизнес-процессы, CRM, новостная лента, и многое другое. Если компания ежедневно работает на портале сидя в офисе, то, когда сотрудник переходит на удалёнку или весь офис перестает работать с места, гораздо проще отладить процесс работы», – рассказывают в компании.
Когда внедряется CRM и корпоративный портал – обнажается большое количество скрытых проблем. И соответственно, если раньше менеджер мог говорить, что он постоянно занят, но никто не знал чем, то, когда появляется СRM-система, сразу видна нагрузка на каждого сотрудника. Сколько совершено звонков, сделок, встреч, выполнено задач.
«Например, юристы. Допустим, их в компании двое, мы даём им задание составить типовые договоры. И видим закономерность, что один делает это в среднем за 15 минут, а другой за 30. Тогда руководитель может разобраться: то ли один юрист быстрый, но допускает ошибки в договоре или наоборот, делает договор дольше, но качественней. Или кто-то умеет делать договор и быстро и качественно. Так мы смотрим на то, какие есть эффективные подходы и можем на примере одного сотрудника внедрить на других и ускорить, улучшить процесс работы. И таких возможностей очень много благодаря системе», – рассказывает Евгений.
Отдел продаж – это большой блок, который можно автоматизировать и принести большую пользу. Зачастую в компаниях отделы продаж живут сами по себе. Когда мы говорим про системный отдел продаж – это в первую очередь цифры и показатели. Система заключается в том, чтобы настроить воронку продаж, в которой есть четкие показатели.
«Если мы ежедневно делаем 100 звонков в день, из них 20 перерастают во встречи, а 5 человек точно что-то у нас покупают. То в итоге получается, 2 000 звонков, 400 встреч и из них 100 успешных сделок в месяц. И если мы знаем конверсию, то мы понимаем общий объем. Если менеджеры не сделают 100 звонков и не проведут эти встречи, то, естественно, продаж будет меньше. Есть много параметров и других моментов, мы делаем так, что становится проще следить за эффективностью», – продолжает Евгений.
Следующий момент – это клиентская база.
«Часто менеджеры ведут все в блокноте или в табличке и говорят нам, что у них с этим все в порядке. Мы подключаем просто телефонию, почтовые ящики и импортируем существующую клиентскую базу в "Битрикс24", и видим, что создаётся большое количество лидов с другими телефонами и почтами. Потом выясняется, что менеджер просто не вносил изменения данных в свои таблички. Это показывает, что клиентская база велась не эффективно. И проблема не в менеджерах, что они плохие, а просто систематически ничего не заполнялось, потому что на это уходило много времени. А большинство обращений клиентов, которые не вели прямо сейчас к продаже, вообще не учитывалось. В системе это всё фиксируется автоматически.
Или есть у нас клиент, с которым мы работаем давно. Чаще всего менеджеры по продажам являются обладателями важных тайных знаний о клиентах. Все взаимоотношения с клиентами завязаны на определенных менеджерах. Если менеджер болеет, в отпуске, уволился, то клиент, соответственно, теряется. Для руководителя это плохо и клиент общается не с компанией, как брендом, а с конкретным лицом. У них завязываются часто дружеские отношения, что вредит бизнесу. Менеджер, который проработал в компании много лет, может начать шантажировать руководство тем, что клиент будет размещаться у него и приносить деньги только через него. CRM-система позволяет отслеживать все контакты и любой другой менеджер сможет работать с клиентом.
Как и любое изменение, система внедряется больно. Чаще всего в отделах продаж 20-30 % сотрудников точно меняется. При этом новые сотрудники, когда приходят, нормально это воспринимают и начинают работать», – делится опытом Евгений Иванов.
Не отделом продаж едины
Еще одна важная особенность «Битрикс24» – это управление компанией. После внедрения можно сокращать издержки и работать эффективнее. В первую очередь это всё, что связано с документооборотом. Банальный пример – согласование входящих счетов.
«Получил менеджер счет от клиента, допустим, на канцелярию. Он идет с этим счетом к руководителю своему, потом, допустим, к директору, потом идет к бухгалтеру, ждёт время, когда бухгалтер может согласовать счета, а часто бывает, что бухгалтер занят, у него отчетный период или ещё много другой работы, а прямо сейчас разбираться с этим времени нет. После того, как бухгалтер согласовал, нужно еще вернуться к директору, а потом ждать, оплачен счет или нет, постоянно напоминать о себе. Сколько времени менеджер тратит на забеги по кабинетам и бесполезную работу? В целом такой процесс может занимать от нескольких часов до нескольких дней, если перевести в "чистое время", то 1-3 часа. К примеру, таких счетов у нас пятнадцать штук в месяц. Умножаем и получаем, что на этот процесс тратится в месяц 15-45 часов. Неделя "чистого времени". Если это все автоматизировать, то по времени займет всего несколько минут. В "Битрикс24" менеджер запускает процесс, прикрепляет скан счёта, дальше уходит на согласование руководителям, они сами просматривают, когда есть время и направляют в бухгалтерию и так далее. В итоге менеджеру придет подтверждение оплаты или отказа. Экономия рабочего времени на лицо, а всем звеньям нужно просто поставить галочки. И таких примеров тоже можно привести очень много», – продолжают в компании.
По времени внедрение происходит по-разному.
«Кому-то нужно лишь подключить телефонию и настроить воронку продаж, а кому-то отстроить бизнес-процессы. Проекты могут быть совершенно разные. Это как построить дом. Кому-то достаточно поставить вагончик, вырезать окошки и ему хватает. А кому-то нужен огромный трехэтажный коттедж с огородом, бассейном, еще и техники туда завести. Совершенно по-разному, соответственно и затраченное время, и стоимость таких проектов разная. Некоторых клиентов пугает то, что всё придется перекраивать и отлаживать. Есть смелые, кто идёт на этот шаг, и это правильно. И первым будет тот, кто автоматизирует работу компании уже сейчас. А можно ведь автоматизировать и разную программную рутинную работу. Одно из наших направлений – программная и браузерная роботизация, RPA. Но это уже другая история… Обо всех возможностях для компаний мы рассказываем на личных встречах. Мы являемся партнёрами центра "Мой Бизнес", поэтому для предпринимателей такие консультации бесплатны», – подводит итоги директор компании «ИнфоКом» Евгений Александрович.
Процесс изменения компаний непростой, и он необходим всем, так как задач с каждым днём становится всё больше и нужна единая система, в которой всё будет учитываться и контролироваться. «Битрикс24» – система большая и функциональная, но нужно помнить, что это не панацея. У собственника и руководителя должно быть желание и стремление улучшить и упростить работу.
При использовании материалов активная индексируемая гиперссылка на сайт AMUR.LIFE обязательна.
